Tampilan website Trello.
Ada banyak cara untuk membuat produktivitas makin meningkat. Jika kamu ingin pengelolaan waktu jadi makin terbantu, gunakan “tools” yang tepat. Salah satunya, pakai Trello.
Saat sedang ada banyak kerjaan yang harus diselesaikan, tak jarang kita jadi merasa kewalahan. Meskipun kamu sudah membuat to do list alias daftar kerjaan, tapi jika tidak disimpan di tempat yang tepat dan tidak di-follow up, daftar kerjaan itu mungkin jadi tak ada artinya. Dulu mungkin kamu menggunakan semacam agenda untuk membuat daftar kerjaan ini. Nah, di jaman yang serba modern seperti sekarang, ada banyak tools yang bisa dipakai untuk membantu time management. Tools yang dimaksud ini adalah semacam aplikasi atau software yang bisa membantumu meningkatkan produktivitas kerja, mulai dari Trello, Todoist, Monday, dan lain-lain.
Nah, kali ini kita akan khusus membahas Trello. Di sini, kita akan berkenalan dengan Trello dan belajar cara menggunakan aplikasi ini agar bisa membantu kita melakukan task management.
Apa itu Trello?
Trello merupakan alat kolaborasi visual yang menggunakan metode Kanban (metode untuk memantau proses pengelolaan tugas). Mungkin biasanya kamu menulis detail pekerjaanmu di jurnal atau sticky notes, namun sekarang kamu bisa menggunakan Trello yang mudah diakses olehmu dan bahkan anggota tim kerjamu. Kamu bisa menuju situs Trello atau mengunduhnya lewat PlayStore maupun AppStore.
Cara Kerja Trello
Mungkin kamu belum punya bayangan bagaimana cara kerja Trello. Dengan Trello, kamu bisa membuat daftar pekerjaan yang sedang dilakukan, membuat deadline dari masing-masing pekerjaan itu, membuat catatan perkembangan dari setiap tugas, hingga membuat “sub-task” yaitu rincian yang lebih kecil dari daftar tugas tersebut. Selain itu, masih banyak fungsi Trello yang lain yang sangat berguna.
Selain dipakai untuk pengelolaan tugas individual, Trello juga bisa digunakan bersama-sama dalam team atau dengan orang lain. Oleh karena itu, aplikasi ini sering disebut sebagai aplikasi kolaborasi kerja. Kamu bisa memantau perkembangan suatu tugas/ proyek yang dikerjakan oleh anggota team. Jika kamu merupakan anggota team, maka atasan atau ketua proyek juga bisa memantau pekerjaan atau progress yang sedang kamu kerjakan. Bukannya untuk mematai-matai, namun aplikasi ini bisa membantu mengelola waktu dan tugas hingga bisa lebih efisien dan terkendali.
Fitur di Trello
Ada beberapa fitur utama yang disediakan oleh Trello.
- Board
Board adalah sebuah workspace (“ruang kerja virtual”) untuk memuat informasi tentang pekerjaanmu. Kamu bisa membuat banyak board yang bisa diakses olehmu sendiri dan anggota tim. Bahkan, kamu bisa mengambil inspirasi board dari orang lain secara gratis! Untuk menambah board, kamu bisa mengklik tombol + di versi ponsel dan Create Board di versi komputer.
2. List
List adalah tempat untuk mengkoordinasikan kegiatanmu dan mengkategorikannya berdasarkan status. Default list dari Trello sendiri adalah “To Do“, “Doing“, dan “Done“. Tapi kamu juga bisa memberi nama lain sesuai yang kamu inginkan. Di dalam list akan ada beberapa detail bernama card.
Untuk menambah list, klik Add a list. “To Do” artinya adalah semua pekerjaan yang harus dikerjakan. “Doing” adalah semua pekerjaan yang sedang dikerjakan. Sedangkan “Done” adalah semua pekerjaan yang sudah selesai dikerjakan. Misalnya suatu pekerjaan akan ditempatkan dulu di kolom “To Do”. Pada saat dikerjakan, maka pekerjaan itu bisa dipindahkan ke “Doing“. Nah, jika sudah selesai, kamu bisa memindahkannya ke “Done“.
3. Card
Card merupakan detail proyek yang berisi judul dan detail lainnya. Di dalamnya kamu bisa menambahkan deskripsi, due date, ceklis, komentar, label, lampiran, dll. Kamu juga bisa berinteraksi dengan anggota lain untuk berdiskusi tentang perkembangan pekerjaanmu di kolom komentar. Card ini sifatnya moveable, kamu bisa memindahkan setiap card dari list satu ke list yang lain sesuai statusnya. Untuk membuat card, klik Add a card pada list.
3. Menu
Menu ini berisi berbagai pengaturan di mana kamu bisa menambahkan anggota, melihat riwayat aktivitas di board, dan mengatur tampilan board.
Contoh board untuk pengelolaan project (project management).
Manfaat Penggunaan Trello
Dengan desain yang sangat menarik dan mudah dipergunakan, Trello dimaksudkan untuk membantumu dalam meningkatkan produktivitas.
- Mudah Diakses
Kamu bisa mengakses situs Trello di komputer maupun mengunduhnya lewat ponsel. Jadi, Trello sangat accessible karena setiap membuka ponsel kamu akan bisa mengupdate status pekerjaanmu. Kamu juga bisa menambahkan banyak hal di dalamnya dan mengedit dengan mudah.
2. Meningkatkan Produktivitas
Dengan Trello, pekerjaanmu akan selalu on track dan terarah. Kamu bisa mengerjakan berbagai pekerjaan sesuai jadwal juga melihat hal apa saja yang perlu kamu lakukan dan apa yang sedang kamu lakukan. Dengan begitu, kamu tidak akan banyak membuang waktu untuk hal-hal yang tidak produktif, misalnya saat kamu tergoda untuk mager atau procrastination!
3. Proyek Tim Lebih Terstruktur
Trello memungkinkan setiap anggota tim untuk bekerja secara maksimal. Semua anggota bisa memperbaharui statusnya dan dapat saling mengingatkan sehingga tidak akan ada yang tertinggal.
4. Hemat Waktu
Dalam kolaborasi tim, penggunaan Trello akan menghemat banyak waktu karena kamu tidak perlu mengadakan meeting atau rapat untuk sekedar meng-update perkembangan pekerjaan masing-masing anggota.
Lihat juga: Kuis: Seberapa Rapi Time Management Kamu?
Trello untuk Penggunaan Pribadi dan Kerja Tim
Trello bisa digunakan oleh individu maupun tim. Untuk tugas kuliahmu yang bersifat individu, kamu bisa mengaturnya secara private tanpa menambahkan orang lain. Sedangkan untuk tim, kamu bisa menambahkan anggota timmu dengan memasukkan alamat email mereka atau membuat tautan ke board milikmu sehingga bisa diakses dan diedit oleh orang lain. Karena board untuk tim lebih kompleks, kamu bisa menambahkan banyak hal di card details. Di setiap aktivitas, kamu bisa menambahkan lampiran yang berkaitan dengan pekerjaan dan juga saling memberi feedback.
Contoh board berisi strategi marketing peluncuran produk (Go To Market Strategy).
Trello untuk Membantu Bisnis Online
Buat kamu yang sedang menekuni bisnis sendiri, sudah pasti kamu harus pintar mengelola waktu agar bisnis makin sukses. Ternyata, Trello bisa menciptakan great impact pada bisnis online-mu. Pakai saja Trello agar kamu makin produktif.
- Buat jadwal untuk rutinitas harian maupun mingguan.
- Buat satu card untuk setiap proses dan berikan ceklis sedetail mungkin sehingga kamu maupun anggota tim bisa memeriksa setiap pekerjaan. Bila perlu, bubuhkan lampiran.
- Buat pelatihan kecil-kecilan dengan merekam suara dan visual layarmu. Hal ini akan lebih menarik untuk dilihat dan lebih mudah dipahami oleh para anggota tim. Untuk merekam layar (screen recording), kamu bisa menggunakan aplikasi, misalnya Loom.
- Trello akan membantumu agar fokus pada proses kerjamu. Kembangkan proyek atau bisnismu setapak demi setapak. Di sini kamu bisa melihat progress yang kamu lakukan dengan lebih lebih nyata.
- Lakukan weekly review. Mungkin beberapa anggota tim bisa lupa untuk mengupdate status pekerjaannya, jadi kamu bisa berinteraksi dengan mereka lewat kolom komentar dan meng-update sendiri.
Selamat! Kalian sudah belajar hal baru untuk meningkatkan produktivitas. Bagaimana menurutmu, apakah kamu tertarik mencoba aplikasi ini?
Lihat juga: Template To-Do List manual yang bisa kamu manfaatkan agar time management makin rapi.