Hindari Kesalahan Sepele Ini Agar Komunikasi Lancar dan Anti Macet
Komunikasi yang baik dan efektif membantu kita membangun hubungan yang kuat, mencapai kesuksesan dalam karier, meningkatkan keterampilan penyelesaian masalah, dan meningkatkan kualitas hidup secara keseluruhan.
Namun, bukan tak mungkin kita melakukan beberapa kesalahan. Apa saja beberapa kesalahan umum yang kerap dilakukan ketika berkomunikasi? Ini dia 5 contoh kesalahan umum yang terkadang luput dari kendali kita:
1. Tidak Melakukan Pemeriksaan (Proofreading)
Proofreading penting untuk meningkatkan kualitas, mencegah kesalahan, membangun kepercayaan, meningkatkan reputasi, dan memperkuat pemahaman pesan. Dengan proofreading yang baik, komunikasi dapat menjadi efektif, profesional, dan terpercaya.
Contoh kesalahan yang bisa terjadi jika tidak melakukan proofreading:
Kesalahan Pengejaan
Contoh 1:
“Saya sangat terkesan dengan produk andan.” (seharusnya “produk Anda”). Meski kedengarannya sepele, tapi kesalahan penulisan ejaan seperti ini dapat mengganggu pemahaman dan mengurangi kepercayaan pembaca.
Contoh 2:
Pada tahun 2018, perusahaan maskapai penerbangan Cathay Pacific salah menuliskan jenamanya sendiri menjadi “Cathay Paciic“. Celakanya, tulisan tersebut sudah terpampang dengan jelas di sisi badan pesawat. Alhasil Cathay Pacific menjadi bulan-bulanan di media dan harus menangani “PR crisis” yang bisa merusak reputasi perusahaan.
Proofreading adalah salah satu kemampuan penting yang akan membuat kemampuanmu dalam effective writing menjadi lebih sempurna. Proofreading tak hanya dilakukan oleh orang-orang yang bekerja di penerbitan saja, lho! Proofreading adalah salah satu soft skill penting yang wajib dilakukan oleh siapa saja. Pastikan kamu melakukan proofreading dalam setiap materi tulisan yang kamu lakukan, baik dalam business writing, creative writing atau apa saja. Untuk mendalami proofreading agar semakin mantap, simak info lengkapnya di sini.
2. Kurang Persiapan
Menyusun persiapan sebelum berkomunikasi membantumu memiliki struktur yang jelas. Hasilnya, pesan yang kamu akan sampaikan bisa lebih lengkap dan fokus. Selain itu, persiapan yang matang juga akan meningkatkan rasa percaya diri dan tak gentar mengatasi tantangan yang mungkin akan terjadi. Beberapa manfaat lainnya adalah memberimu peluang untuk bisa beradaptasi dengan audiens, membuat strategi agar terhindar dari kesalahan serta menyusun komunikasi yang lebih efektif.
Contoh kesalahan yang bisa terjadi jika tidak melakukan persiapan berkomunikasi:
Meeting (pertemuan) yang tidak efektif
Sebelum melakukan meeting atau pertemuan, persiapkan tujuan yang spesifik dan agenda yang terperinci. Hal ini akan membantumu mengarahkan pertemuan hingga menjadi lebih fokus. Anggota team juga terhindar dari kebingungan terhadap peran dan tanggung jawab dalam meeting. Kamu juga bisa menjaga konsistensi dalam komunikasi agar meeting menjadi lebih produktif.
Salah paham dalam delegasi tugas
Begitu juga dalam delegasi tugas. Jika kamu adalah seorang manajer atau atasan, sebaiknya persiapkan rencana delegasi tugas dengan baik. Instruksi pasti akan menjadi lebih fokus dan menghindari kesalahpahaman yang mungkin terjadi dengan tim.
3. Tidak Memperhatikan Audiens
Memahami dan memenuhi kebutuhan audiens itu menjadi pilar penting dalam berkomunikasi. Saat kamu mengerti betul audiens yang ingin kamu tuju, kamu akan lebih mudah menjalin hubungan yang baik, menjaga efektivitas komunikasi, menghindari kesalahpahaman, dan menyesuaikan strategi komunikasi. Dengan memperhatikan audiens, komunikasi menjadi lebih baik, efektif, dan memperkuat hubungan dengan orang-orang di sekitarmu.
Contoh kesalahan yang bisa terjadi karena kurang memperhatikan audiens:
Presentasi yang tidak relevan
Lain kali kamu akan melakukan presentasi, pastikan kamu memahami sepenuhnya minat kebutuhan dan minat audiens yang dituju. Gagal memahami audiens akan membuat presentasi menjadi kurang relevan. Audiens juga akan kehilangan minat dan malas menunjukkan interaksi.
Kesalahan dalam marketing atau iklan:
Sebelum meluncurkan kampanye marketing, pahami audiens yang dituju. Hal ini akan membantumu membuat pesan marketing yang lebih relevan dan bisa menjangkau keseluruhan audiens yang dituju.
Baca juga: Short and Sharp: Teknik Menulis Cerdas dengan Writing Concision
4. Terlalu Banyak Berbicara
Dalam komunikasi yang efektif, tolong perhatikan keseimbangan antara berbicara dan mendengarkan. Terlalu banyak berbicara dapat menghambat interaksi yang sehat, mengurangi efektivitas komunikasi, dan mengabaikan kebutuhan dan kontribusi pendengar.
Contoh kesalahan yang bisa terjadi karena terlalu banyak berbicara:
Presentasi yang tidak terstruktur
Seorang pembicara yang terlalu banyak berbicara tanpa struktur yang jelas dapat menyebabkan presentasi menjadi kacau dan sulit dipahami. Pesan yang tidak ditata dengan baik dapat membuat audiens kesulitan mengikuti alur presentasi dan memahami poin-poin penting yang ingin disampaikan.
Kurangnya kesempatan bagi pendengar untuk berpartisipasi
Seorang pembicara terlalu mendominasi percakapan atau presentasi dengan terus-menerus berbicara, pendengar mungkin tidak mendapatkan kesempatan untuk berpartisipasi atau berbagi perspektif mereka. Hal ini dapat mengurangi interaksi yang sehat, meningkatkan ketidakpuasan pendengar, dan menghambat pemahaman yang mendalam.
5. Tidak Mempertimbangkan Kepentingan Orang Lain
Mempertimbangkan kepentingan orang lain dalam berkomunikasi membantu membangun hubungan yang baik, mencapai tujuan bersama, meningkatkan pemahaman, menghindari konflik, membangun kepercayaan, dan meningkatkan kolaborasi.
Contoh kesalahan yang bisa terjadi karena tidak mempertimbangkan kepentingan orang lain:
Materi yang tidak sesuai
Saat membuat materi, baik tulisan atau presentasi, pastikan untuk mengetahui dengan pasti audiens yang ingin dituju. Kamu jadi bisa menyusun materi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan minat mereka. Hasilnya, pesan yang ingin kamu sampaikan akan jadi terarah dan bisa dipahami dengan lebih mudah oleh audiens.
Pelanggan yang tidak puas
Sebagai konsumen atau pelanggan, apakah kamu pernah merasa tidak dihargai atau tidak puas dengan pelayanan atau produk yang ditawarkan oleh seorang penjual atau sebuah brand? Ini adalah salah satu contoh pelaku bisnis atau jenama yang tidak memperhatikan audiensnya. Gagal memahami kebutuhan audiens bisa berakibat negatif bagi bisnis. Oleh karena itu, beberapa kali sudah dibahas bahwa memahami audiens itu adalah salah satu faktor penting dalam berkomunikasi.
Baca juga: 3 Teknik Copywriting yang Bakal Bikin Bisnismu Melesat
Tips Meningkatkan Skill Komunikasi
Beberapa kesalahan yang telah kita bahas di atas sebetulnya hanya sebagian saja, dan mungkin masih ada yang lain. Agar terhindar dari kesalahan yang bisa memberi dampak buruk pada kemampuan komunikasimu, selalu ingat saja beberapa tips yang bisa dicoba.
Berikut tips untuk meningkatkan skill komunikasi yang bisa dilakukan:
- Berlatih empati: Lihat perspektif orang lain, berempati dengan perasaan mereka, dan respon dengan baik.
- Praktik berbicara di depan umum: Mulai dari kelompok kecil, tingkatkan secara bertahap untuk membangun rasa percaya diri.
- Dengarkan dengan aktif: Berikan perhatian penuh, dengarkan dengan seksama, dan berikan respons yang sesuai.
- Perhatikan bahasa tubuh: Sikap terbuka, mata kontak, dan ekspresi wajah mendukung komunikasi. Hindari sikap defensif atau gerakan tubuh yang tidak pantas.
- Tingkatkan keterampilan non-verbal: Latih intonasi suara, kecepatan bicara, dan penekanan kata-kata untuk komunikasi yang lebih efektif.
Yang jelas, tingkatkan kemampuan berkomunikasimu dengan selalu melatihnya dalam setiap situasi dan kondisi. Jangan lupa untuk minta feedback dari rekan kerja dan orang-orang di sekitarmu. Yuk, semangat terus, ya!
Baca juga: Tingkatkan Keterampilan Menulis Efektif: Taklukkan Dunia dengan Kata-Kata!
Foto utama: drobotdean on Freepik.