Buat kamu yang sering dikejar-kejar deadline dan kerap jadi stres, terapkan time management yang rapi!
Penerapan time management atau pengelolaan waktu yang rapi adalah problem bagi banyak orang, baik di kantor atau untuk pribadi. Pernahkah terjadi pada dirimu, kerjaan menumpuk dan tak ada satupun yang terselesaikan? Berbagai macam alasan pasti akan kamu lontarkan, padahal sebetulnya jika kamu bisa mengatur jadwal dengan baik, pasti semuanya akan beres.
Time management atau pengelolaan waktu adalah perkara mudah yang mungkin agak sulit diterapkan. Dibutuhkan disiplin yang tinggi agar segala macam eksekusi jadi lancar. Untuk memulai, yuk, mari kita simak saja 5 langkah yang bisa diterapkan agar time management jadi lebih mudah!
Langkah 1: Lakukan Persiapan dengan Planning yang Terarah
Perencanaan itu perlu dilakukan agar kamu tahu apa yang harus dilakukan:
- Tentukan tujuanmu mulai dari yang paling penting.
Lakukan dahulu apa yang menurutmu paling penting dan membutuhkan banyak waktu maupun energi.
- Buat rencana per minggu dan per hari.
Catat rencanamu per minggu, kemudian tulis secara rinci kegiatan yang perlu dilakukan per harinya. Kamu bisa menggunakan aplikasi to-do list ataupun menulisnya secara manual di buku.
- Agar efektif, catat rencanamu di malam hari sebelum tidur.
Dengan begitu, kamu akan terbangun dan tahu apa yang perlu kamu lakukan pagi itu. Hal ini juga akan menghemat waktumu. Jangan lupa untuk mencatat mulai dari yang paling penting. Alternatif lain: sebelum pulang kantor atau selesai kerja, luangkan waktu 10 menit untuk melihat apa saja yang sudah kamu kerjakan hari ini (selesai/tidak selesai) dan apa yang harus dilakukan untuk besok hari. Jadi, besok kamu tak perlu buang waktu mengatur jadwal kerja!
Butuh template “To-Do List” yang bisa kamu pakai untuk mencatat semua kegiatan? Download di sini.
Langkah 2: Keluar dari Zona Nyaman
Let’s get out from our comfort zone!
Sudah sering dengar frasa itu? Ya, keluar dari zona nyaman kita memang hal yang sulit dilakukan. Namun, jika tidak dilakukan, kita akan terus terjebak di dalamnya tanpa mengalami kemajuan.
Jika kamu biasanya menghindari hal yang tidak disukai atau terbiasa mengulur waktu, cobalah tinggalkan pelan-pelan.
Misalnya saat ini. Kamu mencoba belajar time management, itu berarti kamu mulai berkeinginan untuk keluar dari zona nyaman. Memang awalnya sulit, bukan? Tetap lanjutkan saja! Hal ini merupakan sebuah kemajuan.
Lakukan pelan-pelan. Perubahan tidak bisa dilakukan dalam satu waktu, tapi butuh proses.
Baca juga: “Kenali 4 Kebiasaan yang Bikin Produktivitas Menurun”
Langkah 3: Multitasking is A Big No!
Mungkin kamu tak pernah menyangka bahwa multitasking adalah kebiasaan yang buruk yang bisa merusak produktivitasmu. Bukannya semua pekerjaan terselesaikan, namun fokus malah jadi terpecah. Saat kamu multitasking, kamu tak bisa sepenuhnya fokus pada satu pekerjaan.
Jauhkan dirimu dari segala gangguan dan fokus pada satu pekerjaan saja.
Cobalah mematikan segala notifikasi di ponsel dan komputer.
Setelah satu pekerjaan selesai, kamu bisa istirahat kemudian melanjutkan dengan pekerjaan lain. Hal ini akan lebih efektif dibanding kamu melakukan semuanya sekaligus.
Selain multitasking, “musuh” dalam pengelolaan waktu yang harus kamu kalahkan adalah procrastination alias kebiasaan menunda pekerjaan.
Apakah kamu hobi menunda pekerjaan? Ukur nilaimu di sini.
Langkah 4: Bentuk Team agar Project Lebih Cepat Selesai
Terkadang bagi seorang pebisnis, menyelesaikan suatu pekerjaan butuh waktu lama dan langkahnya sangat kompleks. Untuk hasil yang lebih baik dan waktu yang efisien, kamu mungkin perlu membuat sebuah tim.
Cobalah bentuk suatu tim kecil terdiri dari 3-5 orang. Pilihlah orang-orang yang sekiranya bisa membantumu menyelesaikan sebuah proyek.
Kamu bisa meminta bantuan orang-orang di sekitarmu atau mencari calon anggota tim di berbagai platform di internet.
Kamu bisa memanfaatkan kerja jarak jauh dengan menggunakan teknologi yang ada.
Dengan adanya sebuah tim, pekerjaanmu akan menjadi lebih mudah dan tidak memakan banyak waktu.
Team yang kompak akan membuat usaha dan kerja keras kalian semua jadi lebih efektif. Jika kamu ingin tahu lebih banyak soal cara membentuk team yang efektif dan bisa membuat problem solving berjalan lancar, ikuti juga Kelas Mikro Gratis: “Problem Solving Buat Bos Milenial (Bagian 2)”.
Langkah 5: Manfaatkan Kecanggihan Teknologi
Dalam mengelola waktu, kamu perlu memanfaatkan beberapa kecanggihan teknologi saat ini. Beberapa yang bisa kamu gunakan adalah:
- Aplikasi pengelolaan waktu:
Aplikasi pengelolaan waktu akan membantumu jadi lebih fokus. Ada banyak aplikasi yang tersedia yang bisa kamu coba. Dari sekian banyak pilihan, pastikan pilih yang paling cocok denganmu dan menurutmu paling enak dipakai. Selain itu juga, jika kamu punya keterbatasan biaya, pilih yang gratis alias tak perlu bayar.
Contoh: Trello, Monday, Todoist, Asana, QuickUp, Any.do, dan masih banyak lagi yang lain.
- Aplikasi koordinasi/kolaborasi dengan team:
Anggota team tersebar di berbagai wilayah bahkan di luar negeri? Jangan khawatir komunikasi macet. Koordinasikan pekerjaan dengan menggunakan berbagai tools yang bisa dipakai. Sekali lagi, pilih yang cocok buatmu dan menurutmu enak dipakai.
Favorit Playbook: Slack (collaboration tools yang bisa dipakai untuk mengirimkan pesan untuk berdiskusi dengan anggota tim).
Tools popular yang kerap dipakai misalnya Zoom, Google Hangout, Team untuk conference call.
- Platform untuk mencari freelancer:
Butuh anggota team tambahan agar kerjaan makin lancar? Mungkin kamu bisa outsource kepada pekerja lepas yang bisa membantumu menyelesaikan pekerjaan. Platform buat mencari freelancer yang bisa kamu pakai misalnya Fiverr, Upwork, GetCraft, Freelancer, dan lain-lain.
Baca juga: “Tips Sukses Jadi Pekerja Lepas”
Jika kamu ingin menguasai time management atau pengelolaan waktu dengan lebih mendalam, jangan lupa ikuti saja Kelas Mikro Gratis berjudul “Time Management: Tingkatkan Produktivitas agar Kerja Lancar & Hidup Bebas Stres”. Kelas ini berbentuk microlearning yang bisa diselesaikan dalam waktu 7 menit, cepat dan gampang dimengerti.
Mau ikutan kelas livestreaming dengan fasilitator sehingga kamu bisa praktik langsung? Daftarkan segera dirimu di On-Demand Workshop berjudul: “Berkenalan dengan Time Management”. Pilih waktu yang sesuai dengan jadwalmu.
Baca juga artikel lain agar time management-mu makin mantap: “Time Management Series”